Yhdistysten sääntömääräiset kokoukset keväällä 2021
Nykyisen 30.6.2021 asti voimassa olevan poikkeamislain mukaan yhdistysten (kevät)kokoukset on pidettävä sääntöjen määräämä ajankohtana. Viime vuonna yhdistysten kokouksia sai silloisen väliaikaisen lain perusteella lykätä eteenpäin syksyyn asti, mutta tällä tietoa sääntöjen ja yhdistyslain määräajoista on pidettävä kiinni.
Lakimuutos valmistelussa, mutta tullee voimaan aikaisintaan toukokuussa
Oikeusministeriössä on toki valmisteltavana lakimuutos, joka sallisi yhteisöjen kevätkokousten lykkäämisen niin, että ne pidetään 30.9.2021 mennessä. Ministeriöstä saadun tiedon mukaan tämä saataisiin kuitenkin voimaan aikaisintaan toukokuussa, luultavasti vasta kesäkuussa. Eli ennen sitä ei ole säännöstä, joka oikeuttaisi kokousten siirtämiseen. Lähtökohtaisesti suositeltavaa onkin pitää kokoukset ajallaan nykyisen poikkeamislain puitteissa.
Etäosallistuminen mahdollista hallituksen päätöksellä
Nyt voimassa olevassa sääntelyssä erivapauksia annetaan kokousten etäosallistumista koskien. Em. nojalla yhdistyksen hallitus voi sallia etäosallistumisen, vaikkei sitä olisi erikseen yhdistyksen säännöissä mainittu. Säännöissä ei myöskään tarvitse olla etäosallistumista varten hyväksyttyjä äänestys- ja vaalijärjestystä.
Yhdistyksen kokouksella on oltava virallisesti aika ja paikka, johon jäsenet voivat tulla päätösvaltaa käyttämään. Käytännössä paikan päällä voivat olla esimerkiksi puheenjohtaja ja sihteeri. Teoriassa annetaan siis mahdollisuus osallistumiseen paikan päällä, mutta käytännössä sovitaan, että kokous toteutetaan etänä turvallisuuteen vedoten. Kokouskutsussa voidaan siis ilmoittaa, että kyseessä on verkkokokous, mutta mainitaan siinä jossain ohessa myös fyysinen osoite. Lisäksi kutsuun voidaan kirjoittaa yhdistyksen hallituksen vetoomus esim.: ”Vallitsevan epidemiatilanteen johdosta osallistujien turvallisuuden suojaamiseksi hallitus pyytää, että jäsenet osallistuisivat kokoukseen yksinomaan etäyhteyksin”.
Tarkkana ilmoittautumisten kanssa
Hallitus voi päättää, että etäkokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen tiettyyn päivämäärään mennessä, joka voi olla enintään kaksi viikkoa ennen kokousta. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan tästä viimeisestä ilmoittautumispäivästä taaksepäin. Kun ilmoittautumisen yhteydessä pyydetään myös osallistujan sähköpostiosoite, voidaan kontrolloida osallistumisia ja pystytään lähettämään etäkokouksen linkki ilmoittautujalle.
Etäkokouksiin liittyen huomioitavaa:
- Jäsenistön tasavertainen asema on tärkeä periaate yhdistystoiminnassa, mikä koskee myös mahdollisuuksia toteuttaa jäsenoikeuksia.
- Osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus on voitava selvittää etäkokouksessa kuten tavallisessakin yhdistyksen kokouksessa. Varsinkin äänestykset voivat etäkokouksissa muodostua ongelmallisiksi. Vaalisalaisuuden takia kannattaakin siirtää henkilövalinnat myöhemmäksi, mikäli suinkin mahdollista.
- Em. seikoista johtuen etäosallistuminen onkin normaaliolosuhteissa vain vaihtoehtoinen osallistumistapa, joka vallitsevassa tilanteessa nousee nyt kuitenkin ensisijaiseksi.
- Etäkokouksissa on avustajien käyttö (esim. tietotekniikan hyödyntämisessä) täysin sallittu.
- Poikkeamislain nojalla yhdistyksen hallitus voi sallia, että asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä valtakirjalla yhdistyksen kokouksessa (joko paikan päällä tai etänä). Tästä on tuolloin oltava maininta kokouskutsussa.
Poikkeamislain mahdollistamat etäyhteys- ja asiamiesjärjestelyt valtakirjalla ovat voimassa kesäkuun 2021 loppuun asti. Tämän jälkeen pidettävissä kokouksissa etäyhteysjärjestelyt ovat mahdollisia vain, jos yhdistyksen säännöt ne sallivat.
Antti Ali-Raatikainen
toiminnanjohtaja
Länsi-Suomen Pelastusalan Liitto